El tiempo es uno de los recursos más importantes de los que dispone la humanidad. Sin embargo, cada vez son más las personas que viven con sobrecarga de tareas y trabajo, sintiendo que no les alcanza el tiempo para hacerle frente a todo lo que se debe ejecutar, motivo por el cual se retrasan o suprimen actividades como el tiempo de ocio y de esparcimiento para compartir con amistades y familia.
La sensación de no tener tiempo genera frustración, afecta el rendimiento y lo más importante genera problemas de salud como el estrés. Pero seamos claros, el problema no es que falte tiempo, sino que el uso que se hace de las 24 horas con las que contamos diariamente no es eficiente. Comprender esto es el primer paso en el desafío de aprender a gestionar adecuadamente el tiempo.
¿Qué es la gestión del tiempo?
En la revisión teórica realizada por la Universidad de Sevilla (2022) se menciona que la gestión del tiempo es el proceso de planificar y organizar eficazmente el tiempo disponible para llevar a cabo tareas y actividades de manera productiva. Con este proceso se busca asignar prioridades, establecer metas claras, administrar las distracciones y utilizar técnicas que permitan aprovechar al máximo el tiempo disponible. La gestión del tiempo es fundamental para mejorar la productividad, reducir el estrés y lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Para que puedas establecer de manera clara la prioridad de tus actividades planificadas, debes clasificar las tareas como:
- Urgentes e importantes: tareas prioritarias que, por falta de planificación o imprevistos de última hora, son urgentes y no se pueden demorar más.
- Urgentes y no importantes: tareas que han de ser realizadas ya, pero que no son importantes puesto que su realización no aporta valor en el cumplimiento de los objetivos.
- No urgentes e importantes: tareas contempladas como parte de los objetivos, las cuales se han planificado correctamente, con lo cual se pueden realizar con perspectiva.
- No urgentes y no importantes: tareas que ni son importantes para el cumplimento de los objetivos, ni son apremiantes.
Sumado a esto, la mejora de la gestión del tiempo ha de pasar por las siguientes fases:
- Interiorización: reconoce que algo falla en la gestión del tiempo y analiza las principales causas de pérdida del tiempo.
- Ejercicio de voluntad: es muy importante que una vez que hayas decidido mejorar en esta habilidad, realices cambios conductuales, por ejemplo, implementa un horario de tareas que no sea extenuante, ni rígido. Asígnale a cada tarea un tiempo considerable para ser realizada e inicia por aquellas con las que te sientas más cómodo (hay quienes inician con las tareas más sencillas para dejar más tiempo para aquellas que demandan atención y detalle, sin embargo, tu puedes funcionar distinto, así que ¡Hazlo a tu ritmo!).
- Comprométete: organiza un plan, estructura un paso a paso que puedas cumplir e inicia, para lograr con pequeños avances conseguir las mejoras que te has propuesto.
En el libro “La gestión del tiempo personal y colectivo” su autora Rosa López, señala que, si quieres aprender a gestionar tu tiempo efectivamente y a establecer hábitos en tu vida, es indispensable aprender a interiorizar una serie de rutinas que te permitirán modificar tus patrones de comportamiento, con el fin de que estos cambios sean permanentes. Por tal razón, hoy te traemos algunos pasos para optimizar la gestión de tu tiempo e implementar hábitos que te ayuden a tener una mejor calidad de vida:
- Define un nivel real de dificultad: a la hora de realizar una tarea resulta importante encontrar equilibrio entre los pendientes fáciles y los difíciles. Organiza tus tareas de tal forma que puedas realizar de manera intercalada tus asignaciones así no te aburrirás, ni te rendirás tan fácilmente.
- Documenta tu progreso: Editar diariamente, por ejemplo, un gráfico o una lista de chequeo que muestre cómo has mejorado en tus tareas o cómo has avanzado en algún aspecto en concreto, esto te permitirá conocer de manera visual tu progreso diario.
- Identifica tus objetivos y hábitos deseados: Define claramente los hábitos que deseas implementar y establece objetivos específicos y medibles. Por ejemplo, si deseas implementar el hábito de hacer ejercicio regularmente, puedes establecer el objetivo de hacer ejercicio durante al menos 10 minutos al día, tres días a la semana y conforme vayas mejorando tu condición física vas aumentando la frecuencia y duración de dicha actividad.
- Planifica y establece un horario: Dedica tiempo para planificar tus actividades y asignar un horario específico para cada hábito que deseas implementar. Puedes utilizar un calendario, una agenda o una aplicación de gestión del tiempo (como timecamp, evernote, google calendar, entre otros) para ayudarte en esta tarea. Asegúrate de asignar un tiempo realista y factible para cada hábito.
- Prioriza tus tareas: Identifica las más importantes y urgentes relacionadas con tus hábitos. Prioriza y asegúrate de dedicarles el tiempo y la atención adecuados en tu horario.
- Elimina las distracciones: Identifica los principales distractores que te impiden implementar un nuevo hábito (el teléfono, la televisión, o distracciones digitales, como las redes sociales o el correo electrónico). Toma medidas para minimizar o eliminar estas distracciones durante los momentos dedicados a tus hábitos.
- Sé consistente y establece recordatorios: La consistencia es clave para implementar hábitos exitosamente. Establece recordatorios visuales o auditivos para recordarte realizar tus hábitos en los momentos designados. Puedes utilizar alarmas, notas adhesivas o aplicaciones de recordatorio en tu teléfono para ayudarte a mantener el compromiso con tus hábitos.
- Evalúa y ajusta: evalúa tu progreso y realiza ajustes en tu enfoque si es necesario. Reflexiona sobre lo que ha funcionado y lo que no, y realiza modificaciones en tu horario y enfoque para mejorar la implementación de tus hábitos.
Como te das cuenta, si organizas bien tu tiempo, verás cómo se incrementa tu motivación, la sensación de bienestar y autoestima. En definitiva, una buena gestión de este recurso afectará de manera directa a tu productividad, pero también supondrá una mejora y un beneficio en tus condiciones de salud.
¿Qué esperas para iniciar el cambio?
Referencias
López, R., & Rodríguez, R. (2012). La gestión del tiempo personal y colectivo: Cómo detectar y combatir los vampiros del tiempo (Vol. 19). Grao.
Romero-Pérez, C., & Sánchez-Lissen, E. (2022). Scientific Narratives in the Study of Student Time Management: A Critical Review. International and Multidisciplinary Journal of Social Sciences, 11(2), 60-86.
Enith Daniela Villota Guevara