En ocasiones, estamos realizando alguna tarea o actividad y al ver el reloj nos damos cuenta de que el tiempo ha pasado “volando”, o simplemente el tiempo no fue suficiente para hacer todo lo que tenemos pendiente en el día.
Bueno, esto se puede presentar por una inadecuada gestión del tiempo. Usualmente destinamos una parte de nuestro día para hacer ciertas labores, pero no tenemos un cronograma organizado con las horas en las que deberíamos cumplir con ciertas tareas. Sin embargo, la mayor parte de las responsabilidades se cumplen por medio de la virtualidad y tendemos a tener interrupciones constantes por notificaciones, correos o redes sociales, por lo que concentrarse en lo que realmente importa es difícil.
Por tal motivo, se vuelve necesario encontrar formas de administrar el tiempo ya que este se vuelve un factor clave para trabajar de forma efectiva. Aquí te presentamos algunas de las técnicas que nos propone Lane (2022), para aprovechar y mejorar la productividad:
- La caja de Eisenhower: Es una matriz que ayuda a clasificar las tareas según sus prioridades y el tiempo que se debe invertir en ellas. En la casilla de Hacer se incluyen las actividades que se tienen que hacer de inmediato, lo considerado importante y urgente; en la casilla Delegar es aquello que alguien más puede hacer por ti, es urgente pero no importante, en Decidir va aquello que se le debe delegar una para realizarlo, es importante pero no urgente; y en Eliminar o Posponer van aquellas actividades con las que se puede decidir qué hacer, ya que no son importantes ni urgentes. Aquí te dejamos un ejemplo:
- Técnica Seinfeld (no romper la cadena): esta técnica propone crear en un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar un cronograma con las rutinas o tareas que tienes que llevar a cabo por día, si cumples tu meta diaria lo marcas en el calendario. Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla. Lo importante es colocar este calendario en un área visible mientras trabajas, así podrás ver tus avances cada día conforme avanza la semana.
- Técnica Pomodoro: Esta es la técnica más popular, es sencilla de llevar a cabo y varias personas se han podido beneficiar de ella. La técnica Pomodoro consiste en dividir tu jornada laboral en pequeños tiempos de 25 minutos. Durante este tiempo debes llevar a cabo tu trabajo sin distracciones, cuando terminan puedes tomar un descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un poco. Durante el día se debe seguir el proceso y cada cuatro pomodoros (bloques de 25 minutos) puedes tomar un descanso más largo de 20 a 30 min.
También, así como Lane, Martins (2023) menciona algunas ideas que te ayudarán a gestionar mejor el tiempo y lograr más resultados:
- Ten en cuenta tus horas de mayor productividad. Hay quienes se sienten más activos en el día e incluso otras personas se sienten más animados por las noches, lo importante es que identifiques esos momentos del día donde estés más concentrado.
- Planifica con anticipación al final de cada día. Al finalizar tu jornada, toma entre 5 y 10 minutos para revisar tu correo o aquellos sitios donde llegue la información importante, así sabrás que deberás hacer de forma más inmediata para agregarlo en los deberes del día siguiente.
- Utiliza una herramienta. En ocasiones una lista de tareas hecha a mano puede ser desorganizada y es propensa a errores, para esto usar herramientas virtuales que puedas tener a la mano y te notifiquen de que es lo siguiente en la lista gestionará mejor tus proyectos.
- Deja de intentar realizar varias tareas a la vez. Ser multitarea es un mito, al realizar varias acciones a la vez como escribir un correo mientras se habla por teléfono, obligas a tu cerebro a cambiar entre un tema y otro, generando sobreesfuerzo y agotamiento. Es preferible trabajar en una tarea a la vez, esto permite una mayor fluidez ya que estás concentrado y tienes mayor rendimiento.
Sara Gabriela Blanco Velasco
Practicante de psicología en ASCOFAPSI
Referencias
Lane, A. (2022). Técnicas de gestión del tiempo para mejorar tu productividad. Recuperado de: https://www.shopify.com/es/blog/118626501-5-tecnicas-de-gestion-del-tiempo-que-debes-probar-para-mejorar-tu-productividad
Martins, J. (2023). 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes. Recuperado de: https://asana.com/es/resources/time-management-tips